Quá trình quản lý có vai trò gì đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp? Bí quyết xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé. Hãy cùng breadnotcircuses.org tìm hiểu quy trình quản lý là gì? qua bài viết dưới đây nhé!
I. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?
Trong doanh nghiệp, quy trình quản lý là khái niệm dùng để chỉ tập hợp các công việc hoặc nhiệm vụ được thực hiện theo một trình tự nhất định, từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và đạt được nhiều kết quả quan trọng.
Các quy trình này sẽ giúp mọi thứ đi đúng hướng và kiếm tiền từ khoản đầu tư của bạn một cách nhanh chóng. Dựa trên các khả năng hiện có, quản lý quy trình doanh nghiệp thường được chia thành bốn nhóm chính: Quy trình quản lý khách hàng; Các quy trình đổi mới; và Các quy trình / Cơ quan quản lý xã hội.
Việc xây dựng một quy trình quản lý lý tưởng đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có sự đầu tư thời gian nhất định. Điều này đòi hỏi một nhà lãnh đạo có nhiều kiến thức và kỹ năng cần thiết. Để đi được một chặng đường dài, bạn cần đầu tư vào các quy trình quản lý trong doanh nghiệp và có tầm nhìn chiến lược.
II. Lợi ích của các quy trình quản lý doanh nghiệp
Quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả là bước đệm mang đến vô số lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp của bạn. Khi áp dụng các quy trình quản lý phù hợp, năng suất công việc sẽ tăng lên rất nhiều, hiệu quả hoạt động được nâng cao và tối ưu hóa các chi phí phụ trội.
Quy trình quản lý hoạt động hiệu quả giúp công ty giảm thiểu rủi ro không đáng có trong quá trình hoạt động. Sau đó, các nhiệm vụ và nhiệm vụ đề xuất được tiêu chuẩn hóa và xác định rõ ràng theo một trình tự cụ thể. Đúng là nhờ vào quy trình quản lý hiệu quả, các công ty có thể nhanh chóng nắm bắt cơ hội để tạo ra những đột phá mới.
Những lợi ích này đủ để các công ty bắt đầu xây dựng và đầu tư vào các quy trình quản lý tiêu chuẩn. Các quy trình quản lý này hướng dẫn doanh nghiệp của bạn thành công.
III. Các bước xây dựng quy trình quản lý trong doanh nghiệp
1. Giai đoạn 1: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
- Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc Đây là bước đầu tiên để một công ty xây dựng một quy trình chuẩn. Bằng cách xác định rõ nhu cầu và phạm vi của quá trình quản lý, đặc biệt là các mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được thì quá trình mới sẽ diễn ra suôn sẻ và thu được kết quả như mong muốn.
- “Chuẩn hóa” mô tả quy trình Để thực hiện quy trình quản lý thực sự dễ dàng, các công ty cần đưa ra những mô tả cụ thể mà nhân viên có thể dễ dàng thao tác và đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Bản mô tả nên xây dựng theo công thức 5W – H – 5M:
5W:
- Why – Xác định rõ ràng mục tiêu, yêu cầu công việc
- What – Xác định nội dung công việc rành mạch
- Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
H: Xác định phương pháp thực hiện công việc
5M: Xác định nguồn lực cần thiết trong từng quy trình
- Man: xác định năng lực phẩm chất cần có ở nguồn nhân lực
- Money: Ngân sách cần thiết để thực hiện
- Material: xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu và hệ thống cung ứng
- Machine: tiêu chuẩn của máy móc và công nghệ
- Method: phương pháp tiến hành hiệu quả
- Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình: Phân loại đối tượng làm cho quy trình trở nên nghiêm ngặt hơn bao giờ hết. Điều này đảm bảo rằng những người bạn triển khai làm việc cùng nhau hoàn hảo hơn và có thể hoàn thành đầy đủ vai trò của họ. Thông thường, trong quy trình, những người tham gia được chia thành ba nhóm: Người thực hiện: Là nhân viên trực tiếp nhận nhiệm vụ. Người giám sát: Là những người chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của người thực hiện. Những người này cung cấp thông tin phản hồi để quá trình làm việc hiệu quả hơn. Người hỗ trợ: Đây là những cá nhân sử dụng chuyên môn của họ để hỗ trợ những người thực hiện hoàn thành công việc đã định.
- Quy trình giám sát: Trong quá trình thực hiện quy trình, người lãnh đạo nên lên kế hoạch để linh hoạt trước những tình huống khó khăn, bất ngờ. Từ đó có thể đưa ra những cải tiến phù hợp cho thiết bị vận hành.
2. Giai đoạn 2: Mô hình hóa lại quy trình
Trong giai đoạn này, tất cả các lý thuyết, bao gồm cả thông tin, được chuẩn hóa thành các hình ảnh cụ thể để doanh nghiệp và lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý và nắm bắt. Mục đích của bước này là cho phép các công ty kiểm tra các quy trình vận hành tiêu chuẩn và đánh giá chính xác chất lượng của sản phẩm đầu ra.
Đồng thời, đây cũng là một tài liệu hoàn chỉnh giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của các quy trình được xác định trước.
3. Giai đoạn 3: Execution – Triển khai quy trình
Trong giai đoạn này, quy trình quản lý đã thiết lập được chính thức thực hiện. Thông thường, các công ty có thể triển khai các quy trình theo hai cách khác nhau. Phương pháp đầu tiên là thực hiện thủ công bằng cách áp dụng quy trình viết trên giấy, hoặc áp dụng phần mềm.
Với hàng trăm nghìn thủ tục phức tạp và việc triển khai thủ công không thể đáp ứng các yêu cầu do hầu hết các công ty đặt ra, hệ thống tự động hóa kinh doanh WEONE có thể giúp các công ty triển khai ngay cả các quy trình phức tạp một cách nhanh chóng. Mô-đun Quản lý Quy trình – Quy trình giúp tất cả các công ty số hóa 100% quy trình thực tế của họ.
Cụ thể, xử lý được thực hiện theo đường thẳng và đường nhánh. Dựa vào đó, các công ty có thể linh hoạt thiết lập các quy trình phù hợp với các lĩnh vực hoạt động, ngành nghề khác nhau hoặc đặc điểm cơ cấu của các phòng ban.
Bằng cách thiết lập các điều kiện xử lý tự động cho mỗi quy trình, thời gian và nỗ lực của việc phê duyệt và xử lý được tiết kiệm. Với một vài thao tác đơn giản, bạn đọc có thể dễ dàng thông qua nhiều thủ tục hồ sơ. Các quy trình đang hoạt động được tự động chuyển cho trình xử lý bước tiếp theo, tiết kiệm đến 90 phần trăm thời gian hoạt động.
Trên đây là các bước chi tiết sẽ giúp các công ty chuẩn hóa tất cả các quy trình quản lý của doanh nghiệp mình. Nhờ có chúng, các doanh nghiệp mới có thể hoạt động hiệu quả và khoa học hơn, hướng tới việc tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và năng động. Hy vọng bài viết quy trình quản lý là gì sẽ hữu ích đối với bạn đọc!